Outsourcing

Was versteht man unter Outsourcing?

Unter Outsourcing wird die vollständige oder teilweise Auslagerung von Geschäftsprozessen eines Unternehmens an externe Anbieter verstanden, die bisher vom Unternehmen selbst durchgeführt wurden. Prinzipiell wird dies dann erfolgen wenn der Externe Tätigkeiten zu geringeren Kosten und in einer besseren Qualität als das Unternehmen selbst erbringen kann. Diese Tätigkeiten variieren in der Komplexität und im Umfang. Die grundlegende Idee ist, das sich Unternehmen auf Ihre Kernkompetenzen besinnen und “non-core” Aktivitäten an Fremdfirmen vergeben, die sich darauf spezialisiert haben.

Indien – ein wichtiger Outsourcing-Standort

Outsourcing Definition

Allgemeine Outsourcing Definition

Unter Outsourcing ist die teilweise oder vollständige Auslagerung von Geschäftsprozessen eines Unternehmens zu verstehen, die bisher vom Unternehmen selbst durchgeführt wurden. Dies geschieht vor allem dann, wenn externe Anbieter Arbeitsaufgaben in einer besseren Qualität, rascher und zu geringeren Kosten durchführen können.

Je nach Bereich spricht man über Business Process Outsourcing, IT Outsourcing, Knowledge Process Outsourcing, Marketing Outsourcing, Legal Process Outsourcing oder Vertriebs Outsourcing. Die grundlegende Outsourcing Definition bleibt dabei überall gleich.

Warum Outsourcing?

Die Gründe und Ziele für Outsourcing sind vielschichtig. Zumeist werden folgende Faktoren genannt:

1. Finanzielle Gründe

  • Kostenreduktion
  • Umwandlung von Fix- in variable Kosten

2. Organisatorische Gründe

  • Reduktion des Headcounts
  • Aufnahmestopp
  • Effizienz steigern
  • Fokussierung auf das Kerngeschäft
  • Größere Flexibilität im Unternehmen

3. Kompetenzgründe

  • Wissen im Unternehmen ist nicht vorhanden

Laut Wikipedia gibt es folgende finanzielle Gründe für Outsourcing (Quelle: Wikipedia)

  • Günstigere Arbeitskraftkosten aufgrund Fokussierung und Spezialisierung der Arbeitskräfte
  • Günstigere Arbeitskraftkosten beim Service-Provider aufgrund von Standortvorteilen, z.B. in Polen oder Indien
  • Wegfall der externen Wartungs- und Unterhaltskosten der eigenen Serverinfrastruktur
  • Wegfall der laufenden Softwareassurance beim ASP-Software-Lizenzmodell
  • Klar limitierte Betriebs-Gesamtkosten budgetierbar pro User und Monat
  • Tiefere TCO (Total Cost of Ownership) durch den Einsatz der ServerBasedComputing-Technik
  • Betreuungs- und Supportaufwand für den Betrieb der Server
  • Raumkosten für Serverraum
  • Kosten für Datensicherung und externe Auslagerung entfallen
  • Vermeiden von Folgeinvestitionen in Hardware, Software und Support
  • Nutzen durch vereinfachten Zugang zu den Anwendungen via Remote-Access durch berechtigte Benutzer
  • Vermeiden der allenfalls lokal nötigen Investitionen in Sicherheit und Datenschutz

Welche Geschäftsprozesse können ausgelagert werden?

Grundsätzlich kann jeder Geschäftsprozess im Unternehmen ausgelagert werden, die Frage ist nur ob dies sinnvoll ist. Bei “einfachen” Tätigkeiten wie Sicherheitsdienst, Empfang oder Gebäudereinigung wird schon lange auf externe Hilfe zurückgegriffen. Offenkundig ist es im Bereich der Gebäudeüberwachung und des Sicherheitsdienstes, da die Mitarbeiter meist an der entsprechenden Uniform und Arbeitskleidung zu erkennen sind. Auch die Empfangsdame wird in vielen Unternehmen von einer externen Firma bereitgestellt und nicht mehr vom Unternehmen selbst. Service-Dienste wie Auskunft, Reklamationen oder Support (im IT-und Telekommunikationsbereich) werden von Dienstleistern im Auftrag des Unternehmens durchgeführt. Für den Endkunden ist dies oftmals gar nicht offen ersichtlich – Hauptsache er/sie ist mit dem gebotenen Service zufrieden.

Im IT-Bereich existiert eine Vielzahl an Dienstleistern die laufende Tätigkeiten oder Entwicklungsarbeiten an Dienstleister auslagern. Auch im Buchhaltung- und Lohnverrechnungssegment ist dies gang und gebe. Wird nicht outgesourct, so werden die bestehenden Mitarbeiter in sogenannte Shared Service Center zusammengefasst – um Synergien besser heben zu können.

Folgende Bereiche werden oftmals als Outsourcing Projekt definiert:

  • Catering
  • Design
  • IT
  • PR
  • Schulungen
  • Sicherheitsdienste
  • Transport & Logistik

Outsourcing ist die vollständige oder teilweise Auslagerung von Geschäftsprozessen eines Unternehmens an externe Anbieter.

Welche Outsourcing-Beispiele gibt es in Deutschland dazu?

Es gibt eine Vielzahl von Beispielen, da Outsourcing schon lange in Deutschland angekommen ist und praktiziert wird. Bekannt sind die unternehmenseigenen Shared Service Center, in denen spezifische Tätigkeiten an einem Ort gebündelt werden. Doch deutsche Großunternehmen beschäftigen auch zigtausende Mitarbeiter, die Outsourcing-Aufgaben im Ausland durchführen.

Wie wird ein Outsourcing-Projekt konkret umgesetzt/durchgeführt?

Grundsätzlich unterschiedet man zwischen BPO -Business Process Outsourcing und KPO -Knowledge Process Outsourcing. Je nach Anwendungsfall wird unterschiedlich qualifiziertes Personal benötigt. Auch die Größe des Projekts variiert, da KPO-Teams viel kleiner als BPO-Teams sind. Zu Beginn sollt sich das Unternehmen folgende Frage stellen, wenn die verschiedenen Aufgaben im Unternehmen analysiert werden:

Kann unser Unternehmen die Aufgabe selbst erfüllen oder existiert bereits ein kostengünstigerer und spezialisierter externer Anbieter zu diesem Themenbereich?

Vorteile von Outsourcing

+ Kostenreduktion

+ Flexibilisierung der Kosten

+ Fokussierung auf das Kerngeschäft

+ Langfristige Sichtweise berücksichtigen
In Krisenzeiten greifen Unternehmen für “nicht geschäftskritische” Bereiche auf kurzfristigen Maßnahmen zurück wie Kurzarbeit, Entlassungen oder Budgetkürzungen. Langfristig sind diese Maßnahmen aber keine geeignete Lösung. Wer im globalen Wettbewerb bestehen will muss strukturelle Veränderungen unter die Lupe nehmen. Es stellt sich vielmehr die Frage, welche Prozesse ausgelagert werden sollten, um die Wertschöpfung für das Unternehmen zu erhöhen.

+ Erfolg und Qualität steigt mit der Dauer des Zusammenarbeit

Unternehmensspezifisches und branchenspezifisches Wissen wird langsam aufgebaut.

Nachteile von Outsourcing

- Mitarbeitermotivation leidet

- Keine raschen informellen Wege mehr möglich

- Wissens-Abfluss in Richtung Dienstleister

- Datensicherheit

- Abhängigkeit vom Outsourcingpartner

Herausforderungen beim Outsourcing

Eine der größten Herausforderungen von Kundenseite an Outsourcingvorhaben ist der Datenschutz. Zudem stellen auch die Sprache, die Zeitverschiebung (Zeitzonen!) und ein unterschiedliches Kulturverständnis Anfangshürden dar.

Erfolgreiche Umsetzung einer Outsourcing Initiative

Wie oben erwähnt gibt es eine Fülle Gründen die für oder gegen Outsourcing im Unternehmen sprechen. Falls sich ein Unternehmen nun dazu entschieden hat eine Outsourcing-initiative zu starten muss auf folgende Bereiche besonders Rücksicht genommen werden:

  1. Auswahl des Dienstleisters
    Fast täglich erhalten Unternehmen Anrufe aus Indien, die mit einem “we can do everything” Ansatz Stirnrunzeln hervorrufen. Es geht um die Einholung von Referenzen, um Ansprechpartner aus dem gleichen Kultutrkreis etc.
  2. Vertragsgestaltung
    Insbesondere die Service Level Agreements (SLAs), die Vertragsdauer, die festgelegte Standards, die Kosten als auch die Vorgehensweise bei Nichterfüllung des Vertrages sind wichtig.
  3. Change Management
  4. Laufende Kontrolle und Nachjustierung

BPO – Business Process Outsourcing

Definition von BPO

Unter Business Process Outsourcing (Kurzform: BPO) versteht man das teilweise oder vollständige Auslagern von Geschäftsprozessen, die nicht zu den den Kerngeschäftsprozessen des Unternehmens zählen (“non-core activities”).
Diese Prozesse werden dann durch externe Dienstleister für das Unternehmen abgewickelt.

Anwendungsbereiche von BPO

Die Anwendungsbereiche von Business Process Outsourcing sind vielfältig, sind jedoch in der Unternehmenspraxis nach Branche und Abteilung unterschiedlich stark vertreten.
Beispielsweise werden Geschäftsprozesse ausgelagert in

  • Banken (Abwicklung von Zahlungsverkehr, Kredit- und Wertpapiergeschäften)
  • Beschaffung
  • Customer Care / Callcenter
  • Einkaufs-Outsourcing / Sourcing
  • Finanz- und Rechnungswesen / Buchhaltung
  • HR/Personalwesen/bAV
  • Logistik
  • Rechenzentrumsbetrieb
  • Reisekostenabrechnung
  • Technische Dokumentation (Erstellung externer Dokumentation und Übersetzungen)

KPO – Knowledge Process Outsourcing

Definition von KPO

Knowledge Process Outsourcing (KPO) beschreibt die Auslagerung von Geschäftsprozessen an externe Dienstleister, die mit zu den Kernprozessen in Unternehmen zählen. Im Gegenteil zu BPO – Business Process Outsourcing erfordern KPO-Dienstleistungen eine erweiterte analytische und technische Fähigkeiten sowie ein hohes Maß an Fachkompetenz.

Gründe für KPO

  • Erhöhung der Fachkenntnisse und des Knowhows (welches im Unternehmen selbst nicht vorhanden ist)
  • Zusätzliche Wertschöpfung
  • Potenzial für Kostensenkungen
  • Mangel an Fachkräften

Beispiele von KPO

Beispiele Knowledge Process Outsourcing, Quelle: www.acrasio.com

Weitere Beispiele von KPO

KPO-Dienstleistungen umfassen alle Arten von Research und Informationsbeschaffung, zum Beispiel Research im Zusammenhang mit geistigem Eigentum (Patenten), Equity Research (Aktienbewertungen) im Bankbereich , Ökonomische, Wirtschafts- sowie Marktforschung, rechtliche und medizinische Dienstleistungen, sowie im kreativen Bereich Design und Animation.


LPO – Legal Process Outsourcing

Definition von LPO

Unter Legal Process Outsourcing (Kurzform: LPO) ist das Auslagern von Geschäftsprozessen in Anwaltskanzleien zu verstehen. Dabei werden jene Geschäftsprozesse outgesourced, die nicht zu den den Kerngeschäftsprozessen des Unternehmens zählen (“non-core activities”). Diese Geschäftsprozesse werden dann von externen Fach-Dienstleistern erbracht.

Beispiele von LPO

Beispielsweise von LPO-Tätigkeiten sind

  • Bibliothek
  • Informationsmanagement
  • Gewerblicher Rechtsschutz
  • Recherchen
  • Übersetzungen

Oft gefragt

Multisourcing

Mehrere Dienstleister erbringen die outgesourcte Leistung gemeinsam.

Offshoring Outsourcing

Unter Offshoring Outsourcing wird die Erbringung der ins Ausland verlagerten Dienstleistung an einen externen Dienstleister verstanden. Diese Dienstleister sind oft auf bestimmte Prozess-Schritte spezialisiert und können damit dem Kunden neben einem Kostenvorteil auch zusätzliches Know-How bringen. Waren die meisten Dienstleister zu Beginn in Indien zu finden, so existieren heute Unternehmen rund um die Welt. Ein wichtiges Augenmerk muss man allerdings auf die passende Kultur legen, wenn man Outsourcingstandorte miteinander vergleicht.

Outsourcing Dienstleister – Welche gibt es?

Outsourcing Dienstleister sind Unternehmen die bestimmte definierte Unternehmensaufgaben für Firmen durchführen. Im Bereich des IT- und Business Process Outsourcings sind dies beispielsweise Unternehmen wie Cap Gemini,AccentureTata Consulting Services und viele mehr. Die großen Dienstleister verfügen über ein weltweites Netz an Standorten, während kleine spezialisierte Dienstleister zumeist nur aus einem Land heraus agieren.

Im Bereich der IT ist Indien nach wie vor führend, bei Kundenservices und Call-Center Aktivitäten sind die Philippinen auf Englisch führend – in deutscher Sprache gibt es eine Reihe von Ländern wie bspw. Rumänien, Polen, Tschechien, die zu empfehlen sind.

Outsourcing Dienstleister in der lokalen Nähe haben den Vorteil, das offene Themen rasch persönlich abgeklärt werden können und Besuche vor Ort auch einfach zu organisieren sind. Dem gegenüber steht das hohe deutsche Kostenniveau und die limitierte Anzahl an Spezialisten.

Was ist Business Process Outsourcing?

Ein Dienstleister übernimmt einen ganzen Geschäftsprozess, der zuvor unternehmensintern war (z. B. Personalwesen, Rechnungswesen, Logistik)

Was sind SLAs

Service Level Agreements (SLAs) sind eine technische und organisatorische Beschreibung der Leistungen des Outsourcingunternehmens.

Singlesourcing

Ein einzelnes Unternehmen erbringt die outgesourcte Leistung.

Was bedeutet Nearshore Outsourcing?

Darunter versteht man, das der Outsourcing-Dienstleister seinen Sitz im Ausland hat, aber in der Nähe des outsourcenden Unternehmens. Dies ist oft bei Osteuropäischen Dienstleistern der Fall. Nähe bezieht sich dabei eher auf kulturelle denn auf räumliche Nähe.

Was bedeutet Offshoring?

Unter Offshoring versteht man die Verlagerung von Unternehmensprozessen vom Hauptstandort des Unternehmens aus ins Ausland. Dabei gibt es die Option, dass das Unternehmen die Prozesse im Ausland selbst durchführt, was dann oftmals in Form eines Captives oder Managed Service Centers erfolgt. Die andere Option ist die Vergabe an eines spezialisierten Dienstleister für die Geschäftsprozesse. Im letzteren Fall spricht man dann von Offshoring Outsourcing.

Was ist der Unterschied zwischen Outsourcing und Offshoring?

Unter Offshoring versteht man die Verlagerung von Unternehmensprozessen ins Ausland. Ist dies im kulturell ähnlichen Gebiet so spricht man ferner von Nearshoring. Outsourcing hingegen bedeutet das Teilaufgaben des Unternehmens durch externe Dienstleister erbracht werden. Werden also Prozesse ins Ausland verlegt UND an einen externen Dienstleister vergeben, so spricht man von Outsourcing Offshoring.

 

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